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日本工業規格(JIS)のJIS Q 15001(個人情報保護マネジメントシステム ― 要求事項)に適合した個人情報保護体制を運用可能な状態に構築した後、所定の書類と費用を、一般財団法人日本情報経済社会推進協会あるいは後述の指定審査機関へ提出し申請する。
その後、書類審査と申請を行った団体への立ち入り審査が行われる。日本情報経済社会推進協会から改善指摘を受けた場合、申請した団体は改善の報告を行う。この報告を受け、審査員が改善の確認と審議を行い、審査合格となる。その後、申請を行った団体と一般財団法人日本情報経済社会推進協会との間で商標権使用許諾を契約を締結する。同時に事業者名が一般財団法人日本情報経済社会推進協会のウェブサイトに掲載される。
プライバシーマークを使用できる期間は2年間(有料)であり、その後さらに使用を希望する場合は更新のための審査を受け合格する必要がある。
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